寮は、借りるときより借りたあとの方が長く続きます。そして、いちばん手間がかかるのが人の入れ替わりです。技能実習なら帰国や転籍、特定技能なら転職と、理由はさまざまですが、起きることは同じです。この記事では、入れ替わりのときに何をどの順で進めるかを、岡山の実務に沿って整理します。

「入れ替わり」には4つのパターンがある

ひとくちに入れ替わりと言っても、契約のうえでは別のことが起きています。まずここを分けて考えます。

いちばん多いのは①です。この記事は①を中心に書きますが、②と③も最後に触れます。ここを混同したまま「名義変更をお願いします」と伝えると、大家さんの側では「契約をやり直す話」だと受け取られ、話がこじれます。入居者が替わるだけなのか、契約者が替わるのかを、最初のひと言で分けて伝えてください。

契約のときに入れておきたい一文

賃貸借契約書の特約には、大家さん側が用意する定型文として、次のような内容が入っていることがあります。

どれも大家さんの立場からすれば当然の内容です。ただ、外国人材の寮では入れ替わりが前提になるので、そのまま受け入れると、人が替わるたびに承諾をもらい、場合によっては契約と初期費用が発生することになります。

そこで、契約の段階で次の3つを相談しておくことをおすすめします。

当社では、法人契約のご相談をいただいた段階で、この3点を大家さん・管理会社に確認してからご案内しています。入居してからでは直せない部分だからです。

大家さんへの伝え方

いつ伝えるか

退去や入居が決まった時点で、すぐに伝えます。目安としては、退去日の1か月前、遅くとも2週間前です。多くの契約で解約予告が1か月前とされているのと同じ感覚で考えてください。

いちばんまずいのは事後報告です。大家さんが近所に住んでいる場合、知らない人が出入りしているのを先に見てしまい、そこから不信感が生まれます。入れ替わり自体は珍しいことではないので、先に言ってさえいれば、たいていは何の問題にもなりません。

何を伝えるか

次の項目を1枚にまとめて、書面かメールで送り、あわせて電話で一報を入れるのが確実です。

「人数の増減」の行を必ず入れてください。「4人から4人へ」と書いてあるだけで、大家さんの心配の大半は消えます。

言い方の順番

入れ替わりのときに動かす6つのもの

火災保険は見落としやすい部分です。会社が契約者になっていれば入居者が替わっても続きますが、本人名義で加入していると、入れ替わりのたびに解約と新規加入が発生し、保険料も二重になりがちです。複数室を借りている会社なら、まとめて1本にする包括的な契約が使えることもあるので、保険代理店にご相談ください。当社も保険代理店業務を行っていますので、あわせてご案内できます。

帰国するとき、会社側で並行して進めること

住まいの手続きと同時に、本人の側でも手続きが発生します。岡山市の場合は次のとおりです。

出国の届出。日本を離れるときは、市区町村に出国の届出をします。岡山市では区役所・支所・地域センター・市民サービスセンターの市民保険年金課が窓口で、出国される方全員の在留カードまたは特別永住者証明書が必要です。本人が窓口に来て在留カードを提示すれば、別の本人確認書類は不要とされています。本人が行けない場合は、同じ世帯の方か、本人が作成した委任状を持った代理人でも届出ができます（岡山市のご案内ページ）。

在留カードの返納。出国時に空港などで返納します。

社会保険の資格喪失手続き。健康保険や厚生年金の資格喪失届は会社側で行います。

入管への届出。受入れ機関としての届出も必要です。特定技能については別の記事で詳しく書いていますので、そちらをご覧ください。

寮の退去日と、これらの手続きの日程を1枚の表にしておくと、担当者が替わっても引き継げます。当社では、入居から退去までの日程表をお渡しできます。

残置物が残ったときの考え方

帰国した方の荷物が部屋に残っている。これは実際によくあります。

まず押さえておきたいのは、残された私物の所有権は本人にあるということです。会社や大家さんが勝手に処分すると、後でトラブルになる可能性があります。「もう帰国したから」という理由だけでは処分の根拠になりません。

現実的な備えは2つです。

退去の立会いのときに残置物が見つかった場合は、その場で写真を撮り、大家さんと状況を共有してから対応を決めてください。当社でも、立会いに同席して記録を残すお手伝いをしています。

1室だけ空くとき、人数が減るとき

複数室を借りていて、そのうち1室だけ使わなくなるケースがあります。ここで効いてくるのが、契約の形です。

室ごとに契約を分けてあれば、その室だけ解約できます。1本の契約で複数室をまとめていると、一部だけの解約が難しい場合があります。入れ替わりが前提の寮では、室ごとの契約にしておくほうが、結果として無駄な家賃を減らせます。

解約予告と短期解約の違約金を確認してください。岡山でも、1年未満の解約に違約金が付く契約は一般的です。次の受け入れ予定が数か月後にあるなら、空室期間の家賃と違約金を比べて、残すか解約するかを判断します。

1室に住む人数が減る場合は、家賃の徴収額も見直します。借り上げ費用を入居人数で割った額が上限の目安なので、人数が減れば1人あたりの上限は上がります。計算方法は別の記事にまとめています。

契約者そのものを変えるとき

最後に、冒頭の表の②③④について補足します。

監理団体名義から実習実施者名義へ、あるいは会社の合併。契約の当事者が変わるため、原則として新しい契約を結び直すことになります。敷金の扱い、初期費用の要否、保証会社の再審査が発生するかを、早めに管理会社へ確認してください。

会社名義から本人名義へ。定着した方に自分で契約してもらう切り替えです。同じ部屋のまま名義だけ変更できるか、いったん解約して新規契約になるかは、大家さんと保証会社の判断によります。本人名義で契約するときの書類や審査の見られ方は、別の記事にまとめています。

社名変更や本店移転。契約当事者は同じなので、通知で足りることが多いです。法人名称の変更や合併について通知義務を定めた条項が契約書にあることが多いので、該当する場合は速やかに連絡してください。

当社にできること・できないこと

当社ができるのは、契約時の特約の確認と大家さんへの交渉、入居者変更を伝える書面の作成、鍵やライフラインの手続きのお手伝い、火災保険の見直し、立会いへの同席と記録、そして入れ替わりのたびの窓口の一本化です。一方、在留資格や支援計画に関する手続き、入管への届出の代行、残置物の処分の可否に関する法的判断は当社では行えません。必要に応じて行政書士や弁護士をご紹介します。

入れ替わりは、避けられないものではなく、段取りを決めておけるものです。最初の契約で一文を整えておけば、そのあと何年も効いてきます。

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