「今の事務所は手狭なので移転したい。解約予告が6か月前だから、先に解約を出しておこう」
「でも、移転先がなかなか決まらなかったら…」

事務所の移転では、今の事務所の解約と移転先の確保の順番がとても大切です。移転先が決まる前に解約を出すと、「出なければいけない日」だけが先に決まってしまい、移転先が見つからないまま期限が近づくことがあります。

反対に、移転先を先に契約すると、しばらく2つの事務所の家賃（二重家賃）がかかります。この記事では、岡山市で事務所を移転する会社に向けて、空白期間を防ぐための順番とスケジュールをまとめました。

移転先が決まる前に解約するリスク

解約予告期間が長い事務所では、「早めに解約を出しておけば安心」と考えがちです。しかし、移転先が決まる前に解約を出すと、次のようなリスクがあります。

• 希望の条件の事務所が期限までに見つからない
• 移転先の審査に時間がかかる、または通らない
• 移転先の内装工事やネット回線の開通が間に合わない
• 急いで決めたために、条件の合わない物件を選んでしまう
• 解約の取り消しを申し出ても、次の入居者が決まっていて戻れない

解約の申し入れを撤回できるかどうかは、貸主の判断によります。「やっぱりもう少しいたい」が通らないこともあるため、解約は慎重に出しましょう。

まずは今の契約内容を確認する

• 解約予告期間：何か月前までに申し出が必要か
• 解約の方法：書面での通知が必要か、決まった様式があるか
• 原状回復の範囲：どこまで戻す必要があるか、工事業者の指定があるか
• 明け渡しの基準日：原状回復工事を解約日までに終える必要があるか
• 保証金の精算：償却や返還の時期
• 契約の種類：定期借家の場合は満了日や中途解約の条項

特に見落としやすいのが、原状回復工事の期間です。多くの契約では、解約日までに工事を終えて明け渡す必要があり、工事期間中も賃料がかかります。荷物を運び出してから工事を行う場合は、実際に事務所を使える最終日は解約日より前になります。

二重家賃と空白期間、どちらを選ぶ？

移転先を先に契約すれば空白期間は防げますが、重なる期間は家賃が二重になります。どちらが負担になるか、比べてみましょう。下の例は考え方を説明するための仮の数字です。

空白期間ができると、家賃は浮いても仮の事務所・荷物の保管・2回の引っ越しなどの費用がかかり、業務への影響も出やすくなります。二重家賃の期間を1〜2か月程度に抑えられるよう、移転先の入居日を調整するのが現実的なことが多いでしょう。

移転のスケジュール例

解約予告期間が6か月の事務所から移転する場合の、おおまかな流れの例です。

実際の期間は、物件の空き状況や内装工事の規模によって変わります。解約予告期間から逆算して、余裕をもったスケジュールを立てましょう。

移転後の登記・届出の期限

本店の所在地が変わる場合は、本店移転の登記が必要です。また、社会保険や労働保険などの届出にも期限があります。主なものは次のとおりです。

岡山県内の商業・法人登記は、岡山地方法務局 本局が県内全域を管轄しています。このため、岡山市内や県内での移転であれば、管轄内の本店移転として扱われます（登録免許税3万円）。登記をしていない営業所の移転など、会社によって必要な手続きは異なるため、司法書士・社会保険労務士・税理士など専門家に確認しましょう。業種によっては、許認可の変更届が必要になることもあります。

郵便の転送

日本郵便では、会社・団体の転居でも転居届（インターネットのe転居、郵送、窓口）を出すことで、旧住所あての郵便物を新住所へ転送してもらえます。届け出から1年間転送されますが、その間に取引先や各種サービスの住所変更を済ませておきましょう。

空白期間を防ぐためのポイント

• 移転先の目途がついてから解約を通知する
• 移転先の審査に必要な書類（決算書・登記事項証明書など）を早めに準備する
• 移転先の入居日・フリーレントを相談し、二重家賃を短くする
• 今の事務所の原状回復工事の期間をスケジュールに入れる
• ネット回線・電話は早めに申し込む（開通まで時間がかかることがある）
• 登記・届出の期限の短いもの（年金事務所の5日以内など）から準備しておく

よくある質問

事務所の移転は、解約と移転先探しのどちらを先にすべきですか？

基本は、移転先の目途をつけてから解約を通知する順番がおすすめです。先に解約すると、移転先が決まらないまま退去の期限が近づくおそれがあります。

一度出した解約は取り消せますか？

取り消せるかどうかは貸主の判断によります。次の入居者が決まっている場合などは、取り消せないことがあります。解約は慎重に出しましょう。

二重家賃はどのくらいの期間を見ておけばいいですか？

移転先の内装工事や引っ越し、今の事務所の原状回復工事の期間によって変わりますが、入居日の調整やフリーレントの相談で、1〜2か月程度に抑えられるよう計画するのが現実的なことが多いです。

移転後の届出で期限が短いものは何ですか？

健康保険・厚生年金の所在地変更は5日以内、労働保険・雇用保険は10日以内、本店移転の登記は2週間以内が目安です。会社によって必要な手続きが異なるため、専門家に確認しましょう。

岡山市内での移転なら登記の費用はいくらですか？

岡山県内の商業登記は岡山地方法務局本局が県内全域を管轄しているため、県内での移転は管轄内の本店移転となり、登録免許税は3万円です。司法書士に依頼する場合は別に報酬がかかります。

まとめ

• 移転先が決まる前の解約は、退去の期限だけが先に決まるリスクがあります。
• 基本は移転先の目途をつけてから解約を通知しましょう。
• 二重家賃と空白期間は、費用と業務への影響で比べて判断します。
• 原状回復工事の期間と、登記・届出の期限もスケジュールに入れましょう。
• 解約予告期間から逆算して早めに動くことが、空白期間を防ぐ近道です。

参考：GVA 法人登記「会社の住所変更（本店移転）手続き一覧」／岡山地方法務局「管轄区域一覧」／日本郵便「転居・転送サービス」